Le Centre Hospitalier Intercommunal de Brignoles-Le Luc, dans le Var (83), recherche, pour son service de médecine B : Un(e) Secrétaire médical(e), à temps plein.
DEFINITION DU POSTE
Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.). Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
POSITIONNEMENT DU POSTE
1. Liaisons hiérarchiques
Cadre des secrétariats médicaux / Directeur adjoint chargé des ressources humaines / Directeur du Centre Hospitalier
2. Liaisons fonctionnelles internes et externes
Cadre de santé de l’unité fonctionnelle
Chef de service et médecins de l’unité fonctionnelle
3. Horaires de travail
Cycle de travail :
> du lundi au vendredi ;
> quotité journalière des agents recrutés pour un cycle de 37h30 hebdomadaires o 8h dont 30 minutes décomptées pour la pause déjeuner, soit 7h30 ;
o ouverture de droit à congés de récupérateur de temps de travail (RTT), calculés au prorata du volume d’heures travaillées dans l’année (15 RTT/an pour un agent à temps complet sans arrêts de travail)
> quotité journalière des agents recrutés pour un cycle de 35h00 hebdomadaires o 7h30 dont 30 minutes décomptées pour la pause déjeuner, soit 7h ;
Horaires du poste pour des cycles de 37h30 hebdomadaires : 8h-16h / 8h30-16h30 / 9h – 17h
Horaires du poste pour des agents à temps partiels : 8h-15h30 / 14h-16h30
ACTIVITES DU POSTE
Activités principales
Accueil physique et téléphonique, orientation des patients et usagers dans son domaine d’activité.
Gestion des présences, mise à jour quotidienne des bacs, tableaux et listings informatiques.
Gestion du dossier patient : création, recherche des antériorités, rédaction et mise en forme des documents (compte rendus opératoires, bilan d’entrée, évolution et sortie, courriers, ordonnances dans l’application ORBIS), classement des documents, préparation des annexes aux DMC.
Gestion des agendas et des rendez-vous
Gestion et traitement des données, priorisation, diffusion et suivi.
Adaptation et organisation du classement des données, informations, documents.
Reproduction des dossiers médicaux à l’attention des usagers
Archivage des dossiers
Gestion du matériel et fournitures de bureau
Préparation des dossiers pour les consultations externes
Accueil des patients en consultation polysomnographie (traçabilité et transmission au B.E)
Cotation des actes pour les transports sanitaires sur le logiciel collecteur d’actes CORA Accueil de stagiaires étudiants en secrétariat médical
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
1. Connaissances requises (savoirs)
Description Niveau de connaissance
Bureautique :
> Saisie avec dictaphone
> Utilisation des outils bureautiques déployés au sein du système d’information du Centre Hospitalier : Pastel (mouvement), Orbis, Open office texte et tableur, Internet, messagerie électronique,… Connaissances approfondies
Communication : bonne élocution, écouter et dialoguer avec les usagers Connaissances opérationnelles
Droit des usagers du système de santé Connaissances opérationnelles
Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
> Connaissance du service
> Connaissance de l’organisation de la prise en charge du patient Connaissances opérationnelles
Réglementation des archives
> Règles de fonctionnement du service des archives centralisées du Centre Hospitalier Connaissances opérationnelles
Secrétariat
> Normes rédactionnelles
> Méthodes de classement et d’archivage
> Règles de fonctionnement du dossier patient du Centre Hospitalier Connaissances approfondies
Vocabulaire médical : terminologie médicale Connaissances approfondies
Connaissances opérationnelles :
Connaissances détaillées, pratiques et théoriques, d’un champ ou d’un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l’équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Ces connaissances sont Connaissances approfondies :
Connaissances théoriques et pratiques approfondies dans un champ donné. Maîtrise des principes fondamentaux du domaine, permettant la modélisation. Une partie de ces connaissances sont des connaissances avancées ou de pointe. Durée d’acquisition de 2 à 4/ 5 ans.
contextualisées. Durée d’acquisition de quelques mois à un / deux ans.
2. Compétences requises (savoir-faire)
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
3. Qualités professionnelles attendues (savoir-être)
Discrétion, confidentialité, respect du secret médical
Disponibilité, sens de l’accueil, aptitudes relationnelles, présentation ; pédagogie
Autonomie, rigueur, sens de l’organisation et de la gestion du travail
Capacité à transmettre les informations et à communiquer
Prise de recul et maîtrise de la dimension affective
Capacité à gérer les priorités
Capacité d’initiative et d’anticipation
Capacité d’adaptation notamment aux nouvelles technologies bureautiques
Volonté de se former
PARTICULARITES DU POSTE ET LIEN AVEC DOCUMENT UNIQUE
(risques spécifiques, tenue spécifique, etc…)
Gestion de l’agressivité des usagers à l’accueil Gestion du stress
PRE-REQUIS A LA TENUE DU POSTE (dans le cadre d’un recrutement)
1. Diplômes, pré-requis et qualifications indispensables
BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat Expérience en secrétariat médical
2. Diplômes, pré-requis et qualifications souhaités
BAC science médico-sociale
3. Correspondance statutaire éventuelle ou obligatoire
Assistant médico-administratif (Décret 2011-661 du 14 juin 2011 portant dispositions statutaires communes à divers corps de fonctionnaires de la catégorie B de la fonction publique hospitalière) ;
Adjoint administratif (Décret 2016-1704 du 12 décembre 2016 portant statut particulier des corps des personnels administratifs de la catégorie C de la fonction publique hospitalière)
Personne à contacter
Mme HERMITTE Christelle – Responsable des secrétariats médicaux –
Tél. : 04 94 72 65 12
Mail : christelle.hermitte@chibll.fr
Email : marianne.riquier@chibll.fr
Publié depuis Aujourd’hui