Description de l'offre

La Société Saint-Jean-Baptiste de Montréal est à la recherche d’une personne dynamique et polyvalente afin de combler un poste de réceptionniste-aide aux projets.

Sous la supervision du directeur général, le ou la réceptionniste-aide aux projets est responsable de l’accueil des visiteurs du bâtiment Ludger-Duvernay et à ce titre, effectue diverses tâches telles que réception des appels téléphoniques, du courrier papier et gestion de la boîte courriel d’informations générales. Elle assure un service à la clientèle impeccable et travaille en étroite collaboration avec la direction, les équipes des organismes affinitaires ainsi que les membres de la Société. Elle contribue à la vitalité de la Société en participant activement à l’organisation de diverses activités (rencontres, commémorations, remises de prix, etc.).

Responsabilités

Accueil et administration

• Accueillir les visiteurs et fournir des informations courantes sur les activités et projets de la Société.
• Recevoir et filtrer les appels. Prendre les messages, renseigner les clients et visiteurs ou les diriger à la personne concernée. Gérer les boîtes vocales.
• Recevoir, classer et distribuer le courrier ainsi que différents documents et courriels. Effectuer divers envois postaux.
• Gérer la base de données des membres de la Société.
• Envoyer les convocations et préparer les documents en lien avec la tenue des conseils généraux, des conseils d’administration et des comités de direction.

Projets et activités

• Participer à la préparation des activités organisées par la Société (disponibilité des ressources matérielles, appels aux bénévoles, etc.).
• Tenir un inventaire des équipements de base et s'assurer du bon fonctionnement de ces derniers avant la tenue d'une activité.
• S'assurer du respect des délais de préparation et des tâches désignées à exécuter.

Boutique

• Vérifier l’inventaire de la boutique, informer la personne responsable des achats des besoins de renouvellement.
• Effectuer les transactions de vente des produits de la Société aux visiteurs et gérer la petite caisse.

Expérience et compétences recherchées

• Expérience significative à titre de réceptionniste, d’adjoint.e administratif.ve ou autre expériences jugées pertinentes dans le cadre de l’emploi
• Sens du service à la clientèle horspair
• Capacité à communiquer avec tact et à travailler en équipe
• Débrouillardise
• Excellent français parlé et écrit
• Bonne connaissance de la suite office

Mot du directeur général 

• Vous venez de tout lire, et là, vous vous dites : « Bien tiens, c’est tout à fait moi »! Mise en garde : bien que vous possédiez tout ce qu’il faut, avant d’appliquer, avezvous ce dont on n’a pas encore parlé? Êtes-vous souriant.e? Aimez-vous les petites équipes de travail? Aimez-vous faire partie d’une équipe qui vous rend le sourire? Une équipe qui se sert les coudes afin d’arriver à un succès collectif? Aimez-vous une ambiance de travail rigoureuse et décontractée à la fois? À vous de décider maintenant…

Horaire 

• Midi à 17 heures du lundi au jeudi
• Possibilité d’heures de travail additionnelles à l’extérieur de l’horaire habituel lors de la tenue d’activités ainsi que pour le bon fonctionnement des projets

Rémunération 

• Selon expérience
• Assurance collective
• Contribution REER employeur

Faire parvenir votre curriculum vitae avec un court mais ESSENTIEL texte d’introduction via le formulaire.

Bonne chance!